Mehr Umsatz, aber nicht mehr Gewinn – woran liegt das?
Wenn der Umsatz steigt, der Gewinn aber nicht, gibt es vier typische Gründe: Die Kosten sind schneller gestiegen als die Preise, die Margen haben sich verschoben, ein Teil der Aufträge rechnet sich kaum – oder Ihr Unternehmen braucht für jeden Euro Umsatz mehr Aufwand als früher. Welcher Grund bei Ihnen zutrifft, zeigen Ihre Zahlen nur zum Teil. In diesem Beitrag geht es um den letzten, weil er am seltensten auffällt. Und weil er manchmal ausgerechnet durch Maßnahmen entsteht, die das Unternehmen effizienter machen sollten.
Ihr Umsatz wächst. Wächst auch Ihre Produktivität?
Mit dem Umsatz wächst die Organisation. Mehr Aufträge müssen koordiniert, neue Mitarbeiter eingearbeitet, Informationen zwischen mehr Beteiligten ausgetauscht werden. Was früher auf Zuruf geklärt wurde, braucht jetzt eindeutige Zuständigkeiten. Was eine Person überblickte, verteilt sich auf mehrere Arbeitsplätze.
Problematisch wird es, wenn dieser Aufwand schneller wächst als die Leistung. Die entscheidende Frage ist dann nicht nur, wie viel Umsatz dazugekommen ist, sondern wie viel zusätzlichen Aufwand Sie brauchen, um ihn zu erwirtschaften.
Mehr Mitarbeiter lösen nicht automatisch das Kapazitätsproblem
Steigt das Auftragsvolumen, wird zum Beispiel eine Verwaltungskraft eingestellt, um Fachkräfte zu entlasten. Das kann wirtschaftlich sehr sinnvoll sein, auch wenn sie selbst keinen Umsatz erwirtschaftet. Verbringt sie aber einen großen Teil ihrer Zeit damit, Daten zwischen Tabellen zu übertragen oder Informationen mehrfach zu erfassen, bleibt die Entlastung kleiner als möglich. Steigt die Belastung weiter, scheint eine zweite Stelle naheliegend – und mit ihr wachsen Kosten, Abstimmung und Führungsaufwand.
Braucht das Unternehmen mehr Personal oder weniger unnötige Arbeit? Beides kann zutreffen. Die Ursache sollte geklärt sein, bevor die Maßnahme feststeht.
Ähnliches gilt für Software: Neue Programme schaffen nicht automatisch Entlastung, wenn alte Abläufe daneben weiterlaufen. Warum neue Software oft mehr Arbeit macht, beschreibe ich in einem eigenen Beitrag.
Was eine Entscheidung kostet, steht nicht immer auf der Rechnung
Bei Mitarbeitern, Software und Standorten sind die direkten Kosten sichtbar. Weniger sichtbar sind Einarbeitung, Pflege, Abstimmung, Freigaben und zusätzliche Wege. In der BWA stecken diese Kosten, aber nicht ihre organisatorischen Ursachen.
Ein Vorgang wandert zwischen Abteilungen. Informationen werden mehrfach erfasst. Entscheidungen warten auf Rückmeldung. Jeder Schritt wirkt klein, zusammen binden sie Kapazität, die bei Kunden, Angebot und neuen Geschäftsmöglichkeiten fehlt. So wird aus einem Produktivitätsproblem ein strategisches. Ein Unternehmen kann hervorragend darin werden, sich selbst zu verwalten – und aus dem Blick verlieren, wofür es eigentlich existiert.
Wachstum braucht Strukturen. Aber nicht möglichst viele.
Ein junges, schnell wachsendes Unternehmen braucht irgendwann verbindlichere Abläufe und Verantwortlichkeiten. Die Frage ist, welche – nicht wie viele.
Ein etabliertes Unternehmen hat oft das umgekehrte Problem. Über die Jahre kommen Formulare, Kontrollen, Tools und Abstimmungswege dazu. Selten wird geprüft, was dadurch überflüssig geworden ist. Das eine braucht mehr Struktur, das andere weniger Komplexität.
Ein erster Praxischeck: Wo entsteht unnötiger Aufwand?
Nehmen Sie einen typischen Auftrag und verfolgen Sie ihn vom ersten Kundenkontakt bis zur fertigen Leistung. Achten Sie besonders auf das, was zwischen den fachlichen Arbeitsschritten passiert:
- Wo werden Informationen mehrfach erfasst oder weitergegeben?
- Wo entstehen Wartezeiten, Rückfragen und unnötige Abstimmungen?
- Welche Freigaben könnten durch klarere Zuständigkeiten entfallen?
- Welche wiederkehrenden Tätigkeiten lassen sich vereinfachen?
- Welche Schritte wurden irgendwann eingeführt und seitdem nicht hinterfragt?
Fragen Sie dann: Was braucht der Kunde für die versprochene Leistung? Was ist für Qualität, Sicherheit oder gesetzliche Anforderungen notwendig? Und was tun wir nur, weil unsere Organisation heute so funktioniert?
Ein einzelner Ablauf ersetzt keine Gesamtanalyse. Er zeigt aber, wo genaueres Hinschauen lohnt.
Warum Sie nicht mit der nächsten Maßnahme beginnen sollten
Überlastete Mitarbeiter können an fehlendem Personal liegen, an komplizierten Abläufen, an unklarer Führung oder an aufwendigen Leistungen. Jede Ursache verlangt eine andere Maßnahme. Erst verstehen, wo Aufwand entsteht und warum – dann entscheiden. Nicht jede zusätzliche Tätigkeit ist unnötig, und nicht jede Einsparung verbessert die Leistung.
Das war auch der Kern meines Impulses bei der IHK Halle-Dessau: Bewegung ist nicht gleich Fortschritt.
Häufige Fragen
Warum steigt mein Umsatz, aber mein Gewinn nicht?
Mögliche Ursachen sind gestiegene Kosten, verschobene Margen, Aufträge, die sich kaum rechnen, oder überproportional wachsender organisatorischer Aufwand. Welche zutrifft, lässt sich nur mit Ihren Zahlen und einem Blick auf die betrieblichen Zusammenhänge beurteilen.
Wann sollte ein wachsendes Unternehmen seine Prozesse verändern?
Wenn steigende Auftragszahlen regelmäßig Engpässe, Doppelarbeit, Wartezeiten oder mehr Koordination erzeugen. Besser noch während des Wachstums, bevor sich ineffiziente Abläufe verfestigen.
Ist Automatisierung immer wirtschaftlicher als zusätzliches Personal?
Nein. Automatisierung erfordert Einführung, Betrieb und Pflege. Ob sie sinnvoll ist, hängt von Aufgabe, Häufigkeit, Qualität und Nutzen ab.
Wie finde ich heraus, wo mein Unternehmen Produktivität verliert?
Betrachten Sie ausgewählte Leistungen über den gesamten Ablauf, einschließlich Übergaben, Entscheidungen und Nacharbeit. Für die wichtigsten Ursachen braucht es eine übergreifende Betrachtung.
Sie sehen, was nicht funktioniert. Ich finde mit Ihnen heraus, warum.
In meiner Unternehmensdiagnose schaue ich mir an einem Tag vor Ort an, wie Abläufe, Zuständigkeiten, Führung und Ihr Angebot zusammenspielen. Sie erfahren, wo Aufwand entsteht, welche Ursachen dahinterliegen und wo Sie zuerst ansetzen sollten.
Kostenloses Kennenlerngespräch · 20 Min.Unternehmensdiagnose · ein Tag vor Ort · Festpreis
Wie die Unternehmensdiagnose abläuft
Mandy Henze, MBA
Unternehmensberaterin für inhabergeführte Unternehmen in Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen · Schwerpunkte Führung, Strategie, Change